Confluence ute av kontroll? Slik kan du automatisere oppryddingen!
I Computas har Confluence vært en god og trofast venn lenge, og gjennom femten år har dette ført til over 50 000 sider og 300 områder (spaces). Så hva gjør vi når det er behov for å finne fram til relevant innhold? Svaret er at vi bruker det kjære søkefeltet, gjerne i kombinasjon med navigering i områdekatalogen og trestrukturen.
Et enkelt virkemiddel for å få bedre treff ved søk er å rydde bort gammelt skrot og legge det i arkivet. Men et enda bedre alternativ er å sette en arkiveringsrobot i arbeid! App’en «Better Content Archiving» fikser biffen for deg basert på kriterier om hvor lenge siden innholdet i Confluence har blitt oppdatert eller sett på. Store gevinster vil være:
- automatisert rydding i Confluence
- bedre kvalitet på søkeresultater
- større andel relevant innhold
- god oversikt over sidestatus
App’en gjør også en god jobb med å analysere alle sidene i Confluence og presentere en oversikt over hvor oppdatert innholdet er. En veldig nyttig oversikt med tittelen “content quality” gir en grafisk framstilling av hvilke spaces som er oppdatert og sett på av brukerne innenfor en valgt tidsperiode.
App’en kan settes opp til å sende ut varsler via mail om hvilke sider som trenger en oppdatering for å unngå å bli tatt av arkiveringsroboten. Nytten av et samarbeidsverktøy reduseres betraktelig når deler av innholdet blir for gammelt, og varslene vil legge et forsiktig press på brukerne om å holde Confluence oppdatert. Treff på gamle sider vil gi en dårlig følelse for de som leter etter konkret informasjon, og verktøyet vil i såfall ikke oppleves som en like god støtte til smidige virksomheter.
Ved en opprydding i Confluence anbefales det å ta en gjennomgang av kategorier knyttet til spaces. En god tommelfingerregel er å begrense seg til omtrent ti ulike kategorier og samtidig velge kun en av disse for hvert enkelt space. Oppdelingen i kategorier gjør det mye enklere å få oversikt over hvilke spaces som er modne for arkivering.
Leverandøren av app’en har skrevet en artikkel om hvordan NAV har tatt funksjonaliteten i bruk.
Oppsummering
Så hva bør du gjøre for å komme i gang med opprydding i Confluence?
- velge en kort liste med kategorier
- angi en kategori for alle spaces
- gå gjennom kategoriene i områdekatalogen og velge kandidater for arkivering
- teste ut appen Better Content Archiving for Confluence
De største gevinstene for brukerne er bedre oversikt over innholdet og mer relevante treff ved søk. Lykke til med oppryddingen!
Confluence ute av kontroll? Slik kan du automatisere oppryddingen! was originally published in Grensesnittet on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.