Fem utvidelser av Confluence du bør kjenne til
Confluence har fått stor utbredelse som et samarbeidsverktøy hos mange virksomheter og brukes ofte for å dekke informasjonsbehovene for fagområder, avdelinger, prosjekter og produkter. Dette har også ført til at det tilbys utvidet funksjonalitet innen en rekke ulike områder gjennom apper (som tidligere het add-ons eller plugins) utviklet av tredjeparts-leverandører.
Gjennom markedsplassen som er innebygget i Confluence, kalt Atlassian Marketplace, finnes det mulighet til å installere utvidelser fra et utvalg av mer enn fem tusen slike. Computas har gjennom mange års satsing på produktene fra Atlassian testet og bygget opp en egen kunnskapsbase over hvilke av disse som er mest nyttige og har best kvalitet. Vi vil anbefale disse fem utvidelsene:
1. Table Filter and Charts
2. Better Content Archiving
3. Lango
4. Aura
5. Handy macros
1. Table Filter and Charts
For de som vanligvis bruker Excel jevnlig er Table Filter and Charts en svært nyttig utvidelse. Tabeller er mye brukt i Confluence, og appen legger på filtrerings- og søkebokser øverst i tabellen slik at leserne av siden enkelt kan velge ut hvilke deler av tabellen som skal vises. Data kan aggregeres til multidimensjonale pivottabeller, og du kan enkelt legge til grafer og diagrammer som dynamisk presenterer tallmaterialet. Appen tilbyr også eksport av tabellene, blant annet til PDF eller CSV-format.
2. Better Content Archiving
Denne appen hjelper deg med å overvåke kvaliteten av innholdet på Confluence-sidene i virksomheten, og den gir en oversikt over når de ulike områdene og sidene sist ble oppdatert. I tillegg tilbyr den statistikk over hvilket innhold som faktisk blir lest av brukerne. Dette kan gi en nyttig pekepinn på hvilke innholdselementer som bør oppdateres eller eventuelt arkiveres i en ryddejobb. Dette vil igjen bidra til mer relevante søketreff og større sjanse for brukerne til å finne igjen det de leter etter.
Det er mulig å sette opp regler i appen, og disse kan også kombineres. En regel kan for eksempel være at sider som ikke har blitt vist i løpet av to år automatisk skal arkiveres, og en annen regel kan være at det sendes ut varsel hvis noen utvalgte sider ikke har blitt oppdatert det siste året. Beskjed kan sendes ut til forfatter av siden, administrator eller andre, og mottakerne får da en oppsummering i en mail. Appen bruker labels (etiketter) for å angi hvilke sider som skal arkiveres, og det er også mulig å markere sider manuelt for at de senere skal behandles av den automatiske ryddejobben.
3. Lango
Lango er en app som kan være veldig nyttig hvis du har innhold som skal oversettes til mange språk, og her er brukermanualer for systemer et godt eksempel. Appen integreres med en oversettertjeneste, og det er støtte både for Google Translate, Microsoft Azure Translator og DeepL (som påstår at de er verdens mest nøyaktig oversettertjeneste). Appen tilbyr oversettelse til et eller flere av 40 ulike språk gjennom et forhånds-konfigurert oppsett. Det opprettes da en ny side for hvert språk, og appen inneholder en database som holder oversikt over alle sidene med oversettelser. Dette gjelder også uansett hvor sidene blir flyttet i sidehierarkiet eller om sider eventuelt blir slettet. Ved endringer i originalteksten kan du også oppdatere alle sidene som er oversatt med et enkelt tastetrykk. Dette må imidlertid velges for hver enkelt side med oversettelser.
4. Aura
Confluence er i utgangspunktet et wiki-verktøy, og det er tatt et bevisst valg om at det er tekst som skal stå i fokus uten særlig bruk av designelementer. Allikevel er det ofte et ønske om å få inn noen flere visuelle elementer på sidene for å få et moderne inntrykk. Det finnes flere alternativer som lager eksterne websider av Confluence-innholdet (Refined & Lively), men Aura er en app som tilbyr flere fine grafiske elementer direkte på Confluence-sidene. Det finnes mulighet for å legge til blant annet bakgrunner, knapper, kort og paneler.
Det er viktig å merke seg at en slik type app og tilhørende lisens i utgangspunktet vil låse dere som brukere til å fortsette å ha den framover. Uten gyldig lisens vil innholdet fortsatt vises som før, men det vil ikke være mulig å endre på tekstene eller utformingen. Alternativt må du gjøre en manuell jobb for å flytte innholdet ut igjen av appen. Tekst og bilder som legges inn i de grafiske elementene blir sendt til behandling via appens servere i EU og USA, men leverandøren garanterer at ingen data blir lagret hos dem. Det er imidlertid viktig å gjøre sin egen vurdering av sikkerhetsspørsmål rundt bruk av appen.
Se demo av Aura her.
5. Handy Macros
Denne appen er en liten samling av flere nyttige utvidelser i Confluence. Den gir mulighet til å legge til statuser, datofelter og “slidebars” på sider som kan oppdateres uten å gå inn i redigeringsmodus. Dermed kan tidsbruken effektiviseres hvis det er elementer som oppdateres ofte på sider. Du kan legge inn korte spørreundersøkelser på Confluence-sider med appen, og den har også en nyttig funksjon for å vise kort som viser utdrag fra innhold på undersider:
Oppsummering
Det er gjennom artikkelen gitt tips om fem apper som det kan være verdt å ta en nærmere kikk på for Confluence-brukere. Alle disse tilbyr gratis prøveversjon, så du har full mulighet til å ta dem i bruk i en måned før du bestemmer deg. Det gjelder å finne ut om appene kan dekke behov i virksomheten og samtidig rettferdiggjøre en tilleggskostnad for lisenser. Lykke til med å teste ut apper!
Fem utvidelser av Confluence du bør kjenne til was originally published in Compendium on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.