Prosjektadministrasjonsportal (PAPS)

Direktoratet for nødkommunikasjon (DNK) har ansvar for at viktige samfunnsfunksjoner som brann, politi og helse har tilgang til et trygt, robust og tidsmessig kommunikasjonssystem. DNK er ansvarlig utbygger av det nye nødnettet i Norge.

Medarbeidere hos DNK brukte mye tid på å søke seg frem til dokumenter og informasjon som var lagret i ulike systemer. Dokumenter ble delt over epost, noe som gjorde det vanskelig å vite om man hadde riktig versjon.

DNK gav oss i oppdrag å utvikle en administrasjonsportal for deres prosjekter som skulle ha fokus på informasjonsdeling, oppgavestyring og dokumentasjon. Ved å gjøre retningslinjer og rutiner mer tilgjengelige, skulle portalen gjøre det enklere å kvalitetssikre beslutningsprosessen i prosjektene.

Møtegjennomføring

DNK gjennomfører mange møter og det er viktig at disse møtene er så effektive som mulig. Med møteromsfunksjonalitet fra Computas har DNK alltid tilgang til nødvendig informasjon under møtene, både på PC, nettbrett og mobil. Informasjon oppdateres og publiseres, arbeidsoppgaver fordeles/følges opp, beslutninger dokumenteres, og viktige milepæler oppdateres, alt mens møtet pågår. Mindre behov for forberedelser og etterarbeid i forbindelse med møter gjør at hele organisasjonen effektiviseres.

Resultat

Prosjektadministrasjonsportalen PAPS har gjort det mulig for DNK å følge prosjektene sine mye tettere. Et felles dokumentbibliotek samler og versjonshåndterer DNKs dokumenter og informasjon. Tilpassede visninger for både prosjektgrupper og brukere gjør at både ledere og prosjektmedlemmer raskt finner frem til den informasjonen de trenger. De vet at de alltid har siste versjon av denne informasjonen og hvilke endringer som er gjort og av hvem. Løsningen gjør det også enklere for DNK å utveksle informasjon med eksterne etater og samarbeidspartnere.

Vi leverte første versjon av PAPS på svært kort tid, kun to måneder etter prosjektoppstart. Løsningen har:

• Nyhetspublisering
• Prosjekt og programoversikt
• Samhandlingsrom for prosjektene
• Møterom med oppgavestøtte og referat
• Risiko og milepælsregister
• Dokumenthåndtering, -versjonering og -samhandling
• Integrasjon med arkivsystem