Gode støttespillere for TV-aksjonen

Hvert år pleier omkring 100.000 bøssebærere å besøke 2,3 millioner husstander i løpet av to timer en søndag i oktober for TV-aksjonen. I «annerledes-året 2020» ble den fysiske bøsseaksjonen byttet ut med digital bøssebæring. Computas meldte seg til tjeneste for å bidra med gode råd for årets aksjon og tekniske løsninger for fremtidige TV-aksjoner.

TV-aksjonen er verdens største innsamlingsaksjon målt i antall frivillige og innsamlede midler per deltaker. Siden 1974 har den norske aksjonen samlet inn penger til veldedige formål i samarbeid med utvalgte organisasjoner. TV-aksjonen er lokal, det vil si at den skjer ute i kommunene blant lag og foreninger. Selv om TV-aksjonen har verktøy som bidrar til en god organisering av den tradisjonelle bøsseaksjonen lokalt, har de manglet et verktøy som gir en enkel og brukervennlig oversikt over statusen fra dag til dag, på nasjonalt nivå. Dette har krevd mye manuelt arbeid for å sikre god oversikt i vårt langstrakte land i opptakten til aksjonsdagen. Derfor kom Computas på banen for å hjelpe med sin ekspertkompetanse.

I en vanlig tradisjonell TV-aksjon går det med mye tid på å innhente og sammenstille informasjonen manuelt for å få oversikt og danne et totalbilde. I tillegg får de en del forespørsler via telefon fra lokale grupper som ønsker informasjon om hvordan de ligger an med bøssebærerdekningen. Dette spiser opp mye tid og ressurser. TV-aksjonen så et stort behov for å få på plass en ny teknisk løsning som ville frigi tid til verdiskapende arbeid.

Så hvor skoen trykket

Da prosjektet startet ble det satt sammen et nøye utvalgt team fra Computas som bestod av ulike roller. En kombinasjon av tekniske systemeksperter og funksjonelle arkitekter, som er eksperter på å forstå brukerbehov, var på plass tidlig i prosessen for å sikre at man forstod behovet. I starten av prosjektet gikk man gjennom det nåværende systemet og TV-aksjonen forklarte hvor problemene lå. På bakgrunn av dette utviklet Computas en prototype – en fungerende løsning med test-data som lignet de reelle dataene så mye som mulig. Rapportløsningen innhenter data som allerede er lagret, sammenstiller disse og presenterer de i en oversiktlig rapport, i form av et dashbord utviklet i Google Data Studio.

– Løsningen Computas presenterte ser veldig bra ut, og er akkurat det vi trenger. Teamet hadde virkelig forstått behovet vårt og så hvor skoen trykket. Vi er veldig takknemlige for jobben som er gjort, sier Rie Skogstad, teamleder for TV-aksjonen.

– Vil gi oss en bedre og mer effektiv arbeidshverdag

I tillegg til å automatisere prosessen for å få statistikk over antall bøssebærere, er dashbordet en form for selvbetjeningsløsning hvor de som er interessert i tallene selv kan gå inn og finne det de er ute etter. Dette sparer mye tid og avbrytelser i arbeidshverdagen for TV-aksjonen. Løsningen gir også et bedre beslutningsgrunnlag slik at de kan ta avgjørelser og planlegge aktiviteter på bakgrunn av statistikk.

– Vi har nå muligheten til å få løpende oppdatert informasjon på hvor det for eksempel er få registrerte bøssebærere. Dette gjør at vi raskt kan ta smarte avgjørelser på hvor vi bør få opp ekstra aktivitet, sier Skogstad og legger til:

– Løsningen vil gi oss en bedre og mer effektiv arbeidshverdag, hvor vi får tid til å gjøre det som skaper verdi for oss og for organisasjonene vi jobber med.

Klare for å teste løsningen for neste års aksjon

Korona satte en stopper for fysisk bøssebæring i år, og årets aksjon for WWF vil derfor foregå digitalt. I forbindelse med dette har Computas vært involvert i å teste den nye digitale løsningen som er utviklet for årets bøssebæring. Eksperter på brukergrensesnitt bidro med å kvalitetssikre at løsningen er intuitivt og gir mening for brukeren.

Planen videre er å fortsette arbeidet med en rapportløsning til TV-aksjonen i 2021. Arbeidet frem til neste høst blir å gjøre små justeringer og tilpasninger når man ser hvordan løsningen vil fungere i praksis med de reelle dataene.

– Forberedelsene til neste års aksjon begynner så snart vi er ferdig med årets aksjon. Neste år er det Plan Norge som har fått tildelt TV-aksjonen, og selv om vi ikke vet ennå hvordan neste års aksjon vil bli, så ser vi frem til et videre arbeid med Computas og gleder oss til å tilpasse og ta i bruk den nye løsningen fra Computas, avslutter Skogstad.

– Gjennom arbeidet som allerede er lagt ned har vi et veldig godt grunnlag når løsningen skal tas i bruk neste år. I tillegg har vi tid til å kvalitetssikre løsningen med reelle data, samt se på andre områder vi kan bidra. For eksempel har vi vært inne på å legge til en oversikt over hvor mye penger som samles inn, som oppdateres kontinuerlig. Dette er en av tingene vi vil se på fremover, sier Kjetil Riise, prosjektleder i Computas.