Er digital transformasjon å sette strøm på ansikt-til-ansikt samarbeid?
Håndverkere sier at med riktig verktøy er halve jobben gjort. Min påstand er at gamle vaner og fantasiløs bruk av samarbeidsverktøy hindrer oss i å kommunisere, koordinere og samarbeide effektivt.
Hvordan vi bruker teknologi definerer arbeidet vi kan få gjort og derfor hvordan vi tenker om arbeidet vårt. Alle digitale verktøy er basert på et underliggende premiss om hvordan de skal brukes. Dette legger føringer for hvordan man best kan samarbeide om å skape ting og hva verktøyet er egnet og ikke fullt så godt egnet til. I verste fall kan de mulighetene som finnes for interaksjon i verktøyene begrense potensialet vårt og hindre kreativitet og muligheten til å løse problemer. Og motsatt kan riktig verktøy åpne muligheter du ikke hadde tenkt på.
At vi har fått tilgang på et verktøy er dessverre ingen garanti for effektiv bruk eller for at riktig verktøy blir anvendt til riktig formål. Folk må vite hva de skal bruke når. Noen eksempler jeg som rådgiver innen arbeidsmetodikk og informasjonsforvaltning stadig treffer på er:
- Dokumenter som inneholder ett avsnitt eller bare en setning med tekst
- Regneark som brukes til manuelt vedlikeholdte Gantt diagrammer
- Slides som brukes til lange utredninger og beslutningsunderlag
- Dokumenter/filer som lagres i Slack
- Møter som kunne ha vært en wikiside
- Hierarkier av tomme wikisider bare for å etterligne en katalogstruktur
- Miro-boards e.l. som brukes til å holde styr på oppgaver (ja det går an å tegne en Kanbantavle i Miro, men betyr det at du bør?)
- Eller Oppgaveverktøy (som Jira) som hovedsakelig er satt opp for å tjene ledelsens rapporteringsbehov og legger sterke begrensninger på hvordan alle andre får lov til å bruke det
Vi har videre en lei tendens til å anta at alle greier å lære seg å bruke disse verktøyene helt av seg selv, og håper at orden i informasjonsmengden internt skal oppstå helt spontant og ting skal havne på rett sted. Men folk bruker de verktøyene de er vant til på det nivået de synes de greier seg med. Og knotter fortsatt med to fingre på tastaturet.
Skikkelig informasjonsforvaltning, tilpasning til behov, opplæring og innføring er et veldig underfokusert område med et stort potensiale for gevinst rett og slett fordi alle i en virksomhet har bruk for det og alle samlet sett tjener på det. Ineffektiv bruk er et stort og dyrt daglig tidssluk.
Det sies nå at Koronapandemien har medvirket til at verden har tatt sjumilssteg i digital transformasjon. Men har vi egentlig det hvis vi sitter 8 timer per dag i videomøter og jobber i de samme gamle Word-dokumentene i foldere som vi deler i skyen? Eller har vi bare videreført de fysiske arbeidsmønstrene våre hvor samtidig tilstedeværelse i det samme rommet er forutsetningen for å få ting gjort?
De store plattformene kappes nå om å tilby virtuelle gruppe-arbeidsrom som gjerne består av av dokumenter, oppgaver og chat. Du har Google Workspace, Microsoft Teams, Dropbox Spaces, etc. Men:
- Lister av filer i mapper er et utdatert konsept som mangler forklarende kontekst av den typen man f.eks. får i en wikiløsning
- Verktøy for oppgavehåndtering er vel og bra, men hvordan man deler opp et ønsket produkt i gode og ikke overlappende oppgaver på riktig nivå er fortsatt en kunst som ikke nødvendigvis beherskes av så mange, det kan nok de fleste som har jobbet med brukerhistorier i smidig prosjekter skrive under på.
- Jason Fried har treffende sagt at gruppechat er som å være på et heldagsmøte med tilfeldige deltakere og ingen agenda.
Jeg mener at manges arbeidsmetoder fortsatt er ekvivalent med å sette strøm på papir eller i dette tilfeller strøm på ansikt-til-ansikt samarbeid, og at vi trenger å heve blikket, se hva som er mulig og tenke nytt om hvordan vi legger ting til rette. Forskning viser at å minimere tiden brukt på synkron kommunikasjon faktisk gjør oss mer effektive. Så den voldsomme økningen i videomøter er kanskje ikke veien til målet.
En trend i markedet for det som nå kalles work management er at stadig mer spesialiserte deler av en virksomhets behov blir betjent av egne skybaserte nisjeverktøy. Du har gjerne egne verktøy for
- Ansettelse og onboarding
- Forvaltning av kunderelasjooner
- Kontraktshåndtering
- Mål- og strategistyring
- Porteføljestyring
- Service og support
Det dukker også stadig opp helt nye typer av mer allmenne arbeidsverktøy for team i skyen. Du har kanskje lekt litt med verktøy som Airtable, Clickup, Notion eller Roam Research? Confluence har eksistert i mange år. Mange av disse lar seg lett integrere på tvers av produsenter, og denne integrasjonen løses også av egne skytjenester som spesialiserer seg på flyt i verdikjeder.
Samtidig ser vi at de store plattformene som Google og Microsoft prøver å inkorporere stadig mer av den samme funksjonaliteten, om ikke helt på samme spesialtilpassede nivå.
Hvis en bedrift har valgt en stor plattform, skal det veldig mye til å få innpass med noe helt nytt. “Kan vi ikke bare bruke det vi allerede har lisens for?” sier de som forvalter IT-systemer og budsjetter. Det er tilsynelatende billig, men er det effektivt? Det er lett å se seg blind på nyprisen av et bedre egnet verktøy og glemme den kostnaden som ineffektive arbeidsmønstre påfører hele organisasjonen hver eneste dag. Vi så det skje med Sharepoint. Og historien gjentar seg.
En annen faktor å ta høyde for er: Hva slags arbeidsplasser og arbeidsforhold kommer vi til å ha i fremtiden? Kommer vi til å stimle sammen på kontorer i byer for å sitte foran hver vår skjerm der — eller er en æra i ferd med å ebbe ut? Mange teknologiselskaper har operert 100% virtuelt i mange år allerede og hvis man ikke må møte opp på et kontor åpner det mange spennende muligheter for andre måter å organisere ikke bare arbeidslivet, men hele livet sitt på. Kanskje hyttekontoret bare er den spede begynnelsen. Hva med jordomseilingskontoret?
For å navigere i denne jungelen er det nødvendig å forstå både visjonen for virksomheten og behovene hos brukerne, avdekke problemene med dagens arbeidsmetoder og verktøy og se løsningsmulighetene ikke bare i ulike teknologier, men også i ulike måter å organisere seg på, som autonome tverrfaglige team, mer utviskede grenser mellom ansatte og innleide, og kommunikasjons- og arbeidsmønstre på tvers av tidssoner. Og med dette følger gjerne nye ledelsesprinsipper, en annen rolle for lederne og en endring i hele organisasjonskulturen.
Oppkjøp og sammenslåinger tvinger ofte fram en opprydding i organisering, prosesser og verktøy. Men hvorfor skal vi vente til omstendighetene tvinger oss med å sette fri potensialet i virksomheten? Hvor lenge skal den dårlige samvittigheten over rotet i systemer og informasjon få lov til å gnage før du gjør noe med det? Kanskje kan du oppnå mye med noen initiativer rundt struktur, rutiner og ikke minst opplæring? Brukernytten av slike små grep kan være ekstremt høy!
Digital transformasjon handler ikke om å innføre et nytt verktøy. Det handler om hvordan ledelse, organisering, arbeidsmetoder, informasjonsflyt og riktige verktøy kan spille sammen for å få ting gjort i fellesskap.
Er digital transformasjon å sette strøm på ansikt-til-ansikt samarbeid? was originally published in Grensesnittet on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.