Fem små steg for å komme i gang med automasjoner i Confluence

Det er et ellevilt fokus på maskinlæring og automasjoner i de fleste bransjer for tida, og Gartner har anslått at 70 % av alle nyutviklede applikasjoner innen et par års tid vil inkludere elementer av kunstig intelligens og språkbaserte modeller. Allikevel er det mange kunnskapsarbeidere som ikke er direkte involvert i utviklingen av dette, men det finnes en enkel måte for å teste ut automasjoner på egen hånd.

Confluence er en svært utbredt samarbeidsløsning i de fleste virksomheter som brukes til lagring, systematisering og enkel deling av informasjon for de ansatte på tvers av organisasjonen. I Confluence har det kommet funksjonalitet som gjør det veldig enkelt å komme i gang med automasjoner, og det betyr at du nå raskt kan sette opp din egen automasjon og bygge kompetanse på området! Funksjonaliteten forutsetter Premium-versjon av Confluence.

Første akt

Det er mandag morgen, og du nærmer deg kontoret i susende fart på elsparkesykkel, uten hjelm og med en latte i den ene hånda. Pulsen er høy fordi du egentlig hadde planlagt å komme tidligere. Men det tok sin tid å komme dit fordi skåla med frokostblanding havnet på gulvet og minstemann gikk i vranglås og nektet lenge å ta på seg noe annet enn shorts i vinterkulda. Det er et par minutter til møtet starter, men de faste møtedeltagerne er allerede på plass. Møtelederen leter etter agendapunktene til møtet, men må gi tapt. Det brer seg en fortvilet stemning i møterommet som møter deg da du åpner døra og jogger inn. Og samtidig tenker du: “hvorfor i alle dager opprettet jeg ikke en automasjon som kunne ha gjort klar planen for møtet??”

Automasjon?

Så hva er egentlig en automasjon? En definisjon på automatisering er “teknikken å få systemer til å fungere uten, eller med liten grad av menneskelig medvirkning” i følge Store norske leksikon. Automasjoner krever en liten initiell innsats for å settes opp, men en av gevinstene er i form av spart tid senere. Du kan dermed bruke tida til morsommere oppgaver!

En undersøkelse fra Atlassian viser at 94 % av ledere i de største selskapene mener at de kunne levert de samme resultatene på halvparten av tiden hvis de hadde hatt bedre samarbeidsverktøy. Samtidig viser undersøkelsen at bare 24 % av de ansatte jobber med oppgaver som er kritisk for å øke virksomhetens verdi. Typiske utfordringer for teamarbeid er at:

• tid brukes på oppgaver som ikke gir noen merkbare resultater
• teamene mangler nok informasjon for å få rask framdrift
• teamene mangler gode praksiser for å utnytte verktøyene godt
• teamene fortsatt er godt plassert i siloer

Første skritt – åpne automatiseringsdelen i Confluence

Det er altså ingen grunn til å vente lenger! Det første du må gjøre for å lage en automasjon er å gå til Confluence i nettleseren og velge “automatisering” høyt oppe i venstremenyen når du er inne på et område (space). Det snusfornuftige rådet er å starte enkelt! Lag en enkel og grei automasjon som du ser fungerer, og klask deg selv på ryggen med godfølelse. Senere kan du utvide og lage mer avanserte varianter.

Andre skritt — velg en mal for din første automasjon

Det ligger mange maler for automasjoner klare, som kan velges med et utgangspunkt i det du ønsker å sette opp. De fleste kontorrotter har noen faste møter hver uke, og en anbefaling er å lage en automasjon som i god tid oppretter en side som både kan fungere som agendaoversikt og møtereferat i etterkant. Møtet opprettes automatisk med tittel, i tillegg til dato for møtet og faste møtedeltagere i en liste. Dermed blir folk varslet om opprettelse av sida, og de får dermed en påminnelse om å legge inn ønskede agendapunkter. Om du har Atlassian Intelligence slått på i instansen din, kan du opprette et utgangspunkt ved å skrive “Lag en mal som oppretter et ukentlig møte” øverst i søkefeltet. Eventuelt kan du finne riktig mal ved å søke på “gjentakende” (recurring).

Tredje skritt — tilpass automasjonsregelen

I den øverste komponenten, “Scheduled”, velger du fra hvilken dato regelen din skal starte, hvilken ukedag og hvilket tidspunkt siden skal opprettes på.

Så kan du tilpasse aktiviteten “Publish new page”, som vil utføres på de angitte tidspunktene fra første steg. I det første valget for “Publish a new page in” velger du området som sidene skal havne i. Du angir så hvor i sidetreet sidene skal ligge, i tillegg til at du angir møtetittel. Du kan bruke ulike variabler i tittelen, f.eks. {{now.plusDays(5).shortDate}} når sida opprettes fem dager før møtet skal gjennomføres. Til slutt angir du en sidemal som blir et skjelett for hvordan innholdet på sida vises. I eksempelet nedenfor vises en standard mal for “Møtenotater”, men du kan også enkelt opprette en egen mal tilpasset ditt og teamets behov. Det finner du under “Områdeinnstillinger” i venstre marg og deretter “maler” (under “brukeropplevelse”).

Velg så et beskrivende navn for automasjonen og slå den på. Du er nå sannsynligvis klar for teste videre utvidelser av automasjonen på egen hånd, f.eks. å kopiere innhold fra forrige ukes møte eller oppsummere innholdet ved hjelp av Atlassian Intelligence.

Fjerde skritt — vurdere anbefalte automasjoner

Hvis du får smaken på automasjoner, så finnes det en lang rekke ting du kan prøve deg på videre. Noen tips til regler du kan sette opp:

• automatisk arkivere sider som ikke har hatt noen visninger i løpet av det siste året. Eventuelt kan eieren av siden få et automatisk varsel om at siden snart vil bli arkivert.
• får du for lite mail? Du kan få varslinger hvis bestemte temaer dukker opp i nyopprettede sider fra ulike områder
• varsle forfatteren av en side hvis den har fått mer enn X antall visninger
• opprettelse av faste sider når et nytt område har blitt opprettet
• sende en Slack-beskjed hvis en side f.eks. ikke har blitt lest av noen
• sende påminnelser om ugjorte oppgaver notert på en side
• legge til labels basert på AI-vurderingen av tekstens innhold

Femte skritt — integrasjon med andre verktøy

Hvis du har lyst til å bli en automasjonsninja, så kan du også enkelt sette opp noen automasjoner som integrerer ulike produkter som f.eks. Jira eller Trello. Du kan generere Jira-saker med AI-generert innhold ut ifra kravbeskrivelser i Confluence, og det samme kan gjøres med Trello-kort. Du kan også hente inn ekstern informasjon fra andre nettjenester til f.eks. en Confluence-side.

Oppsummering (siste akt)

Automasjoner krever en liten initiell innsats for å sette opp, men gir gevinst i form av spart tid senere. Du kan dermed bruke tida til mer interessante oppgaver. I tillegg løfter det kvaliteten gjennom standardisering. Så ikke nøl, men opprett en automasjon nå!

— — —

Link til dokumentasjon: https://support.atlassian.com/cloud-automation/docs/manage-automation-in-confluence-cloud/

Gartner: Gartner’s top trends in Hyperautomation | Paul Vincent | FlowFest’23

Fem små steg for å komme i gang med automasjoner i Confluence was originally published in Compendium on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.