Automatisering ga Helsedirektoratet bedre og raskere saksbehandling

Ved å identifisere repeterbare prosesser og strukturere opp nok grunndata, har Computas bistått med å effektivisere Helsedirektoratet (Helfo) sine tjenester. Resultatet er full automatisering, redusert arbeidsbelastning, og en mer korrekt saksbehandling.

Helfo er Helsedirektoratets ytre etat, og har som oppdrag å ivareta rettighetene til helseaktører og privatpersoner, samt gi informasjon og veiledning om helsetjenester. Helfo forvalter om lag 34 milliarder kroner hvert år. Dette inkluderer oppgjør fra folketrygden til behandlere, leverandører og tjenesteytere, samt individuell refusjon av privatpersoners utgifter.

Fra gamle løsninger til strukturert plattform

Prosjektet med å automatisere Helfo sine tjenester begynte i 2012 med utviklingen av plattformen eSaks, som er en del av Helserefusjonsreformen. Reformen innebar at forvaltningen av Folketrygdloven kapittel 5 om stønad til helsetjenester ble flyttet fra NAV til Helsedirektoratet. Helsedirektoratet og Helfo erstattet deler av systemene til NAV, og utbetalinger av refusjon skulle gå igjennom Direktoratet for økonomiforvaltning. Målet her var å få bedre kontroll på de økonomiske transaksjonene ved å digitalisere prosessene for individuelle stønader. Med drøyt 200 000 krav til behandling i året, var det viktig for Helfo at en automatisering av prosessene også skulle redusere arbeidsbelastningen.

Effektive og smidige prosesser

Løsningen som ble utviklet la et viktig grunnlag for strukturert saksbehandling basert på moderne teknologi som det var mulig å bygge videre på i tiden fremover. Det ble opprettet et nytt system som passet strukturen og arbeidsoppgavene i organisasjonen og la til rette for automatisering og forbedringer underveis. I tillegg var det viktig at systemet var i samsvar med regelverket for personvern, arkivføring og økonomi.

– Computas har vært dyktige i å møte behovene og strukturen internt i Helfo. Systemet har ivaretatt de nye interne arbeidsprosessene, men gjort de mer effektive. Tidsbesparelsen ved økt strukturert import av data og effektivisert saksbehandling har vært stor for brukerne. I tillegg til effektiviseringen har løsningen ført til en mer korrekt saksbehandling, sier Thomas Ulven, seniorrådgiver hos Helsedirektoratet.

Løsningen har gitt et enklere brukersnitt og en bedre beslutningsstøtte til brukerne i Helfo. Ved at saksbehandlingen baserer seg på strukturerte data, standardtekster og forhåndsbestemte kodeverk blir utfallet av saksbehandlingen mer korrekt, likerettet og dokumenterbar. Grunnlaget som ble lagt i eSaks gjorde det i 2017 mulig å etablere prosesser og regelverktøy for å helautomatisere saksbehandlingen av søknader om å få legemidler på blå resept. I dag blir mellom 15-20 % av søknadene behandlet og avsluttet uten involvering av arkivarer eller saksbehandlere.

– Automatisering og modernisering av denne type løsninger er noe Computas har god erfaring med. En tett og god dialog med Helfo fra starten av har vært viktig for å vite hvilke komponenter som trengtes for å utvikle en best mulig løsning, sier Pål Vermund Knudsen, kundeansvarlig hos Computas.

Veien videre

Nå som plattformen og grunnlaget er på plass fortsetter Computas å bidra med både teknisk og funksjonell spisskompetanse, og gir råd om hvordan løsninger kan gjøres på best mulig måte og hvilke grep som gjør det enda enklere å automatisere.

Teknologi endrer seg raskt, og å utvikle løsninger som hele tiden kan forbedres videre har vært helt nødvendig. I dag jobbes det med en oppgradert løsning som skal forenkle søknadsprosesser for legene i blå resept-ordningen. Denne løsningen går i produksjon på nyåret.

– Computas har underveis utfordret oss til å lage systemer med strukturering av data og modellering, noe som har vært en viktig årsak til at vi har fått til automatisering av saksbehandlingen, avslutter Ulven.