Automatisert saksbehandling for UDI

Antall søknader om statsborgerskap har hatt kraftig økning de siste årene. Computas har bistått UDI med automatiseringen av saksbehandlingen. Det sparer tid og ressurser for saksbehandler og søker.

Utlendingsdirektoratet (UDI) er underlagt Justis- og beredskapsdepartementet og har som primæroppgave å iverksette flyktning- og innvandringspolitikken deres. Det vil blant annet si behandling av søknader om visum, oppholdstillatelse, asyl og statsborgerskap. 

Fram til 2020 ble alle statsborgerskapssøknader hos UDI behandlet manuelt. Det vil si at de kom inn én etter én, og ble vurdert hver for seg av en saksbehandler. Fordi mengden søknader er så stor, tar slike manuelle prosesser lang tid. Normalt har behandlingstiden for søknader om statsborgerskap vært på over ett år. For å imøtekomme det enorme trykket og optimalisere saksbehandlingsprosessene har UDI bestemt seg for å automatisere saksbehandlingen med hjelp fra Computas. Ambisjonen er å gi raskere saksbehandling, men også forbedre kvaliteten i arbeidet ved at saksbehandlerne kan fokusere mer på de komplekse sakene.

Startet med pilot

– Først automatiserte vi saksbehandling av søknader om familieinnvandring med faglært bakgrunn. Vi brukte dette som en slags pilot for å se hvordan mekanismene og prosessene fungerte før vi sammen med Computas overførte erfaringen til søknader om statsborgerskap, sier Kristin Sverdrup Efjestad, seniorrådgiver i UDI og produkteier for UDIs automatiseringsteam.

Mens antall søknader på familieinnvandring med faglært bakgrunn ligger på rundt 4000 i året, er det et helt annet trykk på søknader om statsborgerskap.

– I 2019 kom det inn omkring 18.000 søknader, mens det i 2020 ble fylt ut 53.000 søknader. Årsaken til økningen er at man fra 2020 har kunnet søke om dobbelt statsborgerskap. Vi har regnet med å få store mengder saker i årene fremover, noe som gjør en automatisert saksbehandling ekstra verdifull for oss, forteller Efjestad.

Etisk automatisering som kan etterprøves

Automatisert saksbehandling betyr at hele eller deler av en søknad blir automatisk behandlet av en maskin basert på visse kriterier. Målet er å ende opp med en mer effektiv saksbehandling, uten at det går på bekostning av kvalitet og etikk, samtidig som saksbehandler får mer tid til å manuelt vurdere de mer komplekse sakene. For UDI sin del foregår saksbehandlingen nå på to forskjellige måter: helautomatisering og delautomatisering.

– I statsborgerskapssøknader er det som regel en del objektive kriterier som lett kan automatiseres. Det hjelper den automatiserte saksbehandlingen oss med. På de mer komplekse sakene må vi fortsatt gjøre en del manuelt, men det får vi til gjengjeld mer tid til nå, sier Efjestad.

Computas, som satte opp automatiseringsprosessen, understreker at det var viktig med etiske vurderinger og transparens hele veien.

– Uansett om det er automatikk eller menneskelige vurderinger, så må begge følge de samme etiske prinsippene. I dette prosjektet innførte vi gradvis automatiseringsregler på objektive kriterier som for eksempel å huke av for om søkeren var over eller under 18 år. Gradvis la vi til nye regler som gjorde at prosessen raskt kunne bli mer og mer automatisert. Det er viktig at alle vurderingene som blir gjort av maskinen blir loggført og er etterprøvbare. På den måten har vi en transparent saksbehandlingsmodell som både maskin og menneske kan forholde seg til, forteller løsningsarkitekt i Computas, Pål Vermund Knudsen.

Redusert saksbehandlingstid

Automatiseringsprosessen som nå er i bruk hos UDI på statsborgerskapsøknader har vist seg å skape veldig gode resultater.

– Mens kvaliteten er like god, ser vi at den saksbehandlingstiden er kraftig redusert for de søkerne som har helautomatiserte saker. Det gir våre saksbehandlere mer tid til å ta viktige vurderinger i andre komplekse saker, og søkerne opplever et langt smidigere UDI. Dette kommer godt med når vi fremover kommer til å få inn mange søknader, sier Efjestad, og legger til:

– Det er også gull verdt at saksbehandlingstjenesten automatisk henter informasjon fra andre etater som IMDI, Kompetanse Norge og Folkeregisteret. Denne informasjonsdelingen kan skape mer effektive prosesser for mange andre tjenester som leveres i det offentlige.

Flere planer om automatisering hos UDI

Det at Computas har hatt et langvarig leverandørforhold til UDI gjør at de som jobbet på prosjektet kjente godt til UDIs domene, strukturer og tjenester fra før av. Det betyr at de ikke bare har laget en automatisert prosess som fungerer for statsborgerskapssøknader, men også andre deler av porteføljen til UDI.

– Det var viktig for oss å lage en tjeneste som kan videreutvikles og skape god verdi for UDI, også utover statsborgerskapssøknader, sier Knudsen i Computas.

Efjestad bekrefter at UDI har ønsket å automatisere flere sakstyper basert på samme modell.

– Vi har allerede planlagt å automatisere søknader om studietillatelser. Man skal heller ikke se bort ifra at andre søknadsforløp også kommer til å bli automatisert med samme mekanismer i fremtiden, sa Efjestad da systemet først ble tatt i bruk, og avsluttet:

– Computas har vist god forståelse for samfunnsoppdraget vårt og har vært essensielle for at automatisert saksbehandling hos UDI har fått egne ben å stå på.

Påvirkes av situasjonen i Ukraina

Situasjonen i Ukraina har betydning for hvordan Computas jobber videre med prosjektet. 

Utlendingsdirektoratet jobber med å automatisere saksbehandlingen for flyktninger som kommer til Norge fra Ukraina. De har rett til «Kollektiv beskyttelse» som betyr at asylsøkeren ikke blir behandlet individuelt, men som gruppe, og gir rett til ett års oppholdstillatelse som kan fornyes to ganger, i tilsammen tre år. Tillatelsen gir arbeidstillatelse, rett på helsehjelp og rett til barnehage og skole.

Løsningen baserer seg på automatiseringsplattformen som er utviklet i forbindelse med automatisering av saksbehandlingen for statsborgerskapssaker. Da situasjonen oppstå satte Computas umiddelbart i gang med spesifisering som kom raskt på plass. Det ble også opprettet en  beredskapsgruppe som døgnet rundt sørger for vedlikehold av systemet. 

Nominert til Digitaliseringsprisen

UDI og Computas’ løsning for automatisert saksbehandling av søknad om statsborgerskap var en av tre finalister til Digitaliseringsprisen 2022 som kåret årets digitale sukesshistorie i offentlig sektor. De nominerte måtte på en innovativ måte bidra til å realisere regjeringens digitaliseringsstrategi, sette brukeren i sentrum, dele og bruke data, benytte nasjonale fellesløsninger og kunne vise til klare gevinster eller et høyt gevinstpotensial.