Fem typiske oversikter som du kan flytte fra Excel til Confluence
Mange virksomheter har i dag en stor mengde oversikter liggende i Excel- og Word-format på ulike fellesdisker. Men hvorfor stikke hue i sanda når det er mer fornuftig å ha slike oversikter i en wiki-løsning som Confluence? Gjennom et sånt valg vil folka ha mulighet til å finne relevant informasjon raskere enn å måtte søke i filstrukturer og dokumenter. Du jobber direkte i nettleseren uten behov for andre applikasjoner, og du unngår åpning og lukking av dokumenter for å finne fram. Det er enkelt å jobbe med produksjon av innhold samtidig for flere personer i Confluence, og verktøyet gir veldig god oversikt over hvilke deler som har blitt endret over tid.
Innhold som aktivt blir vedlikeholdt har stor nytte for kollegaer, og ofte har det verdi å dele noe av dette også med eksterne kontakter. Du bør i den forbindelse motstå fristelsen til å sende mailer med vedlegg, slik at du unngår ulike varianter av versjonsproblematikk. Uten bruk av en wiki-løsning vil det være en utfordring å holde oversikt over gyldige versjoner, og det kan være tungt å samle kommentarer som er gitt underveis i prosessen. Dette gjelder særlig hvis flere deltagere har kommentert på ulike versjoner av filer. Du sparer mye tid ved å kommentere direkte i en delt wiki-tekst, og Confluence bevarer full versjonshistorikk over alle endringer. I utgangspunktet er det begrenset med funksjonalitet for å håndtere et sett av sider med ulike versjoner i Confluence, men det kan løses ved å bruke en tredjeparts tilleggs-app, som f.eks Scroll Documents.
Dynamiske oversikter, der innholdet endrer seg hyppig, egner seg svært godt i Confluence. Eksempler på slike oversikter omhandler gjerne:
- infrastruktur
- kompetanse
- kunder/tjenester/produkter
- status, f.eks ved utarbeidelse av et tilbud med flere produsenter av innhold
- OKR (Objective and Key Results)
Oversikt over infrastruktur:
Alle virksomheter har behov for å holde oversikt over servere, applikasjoner og systemdokumentasjon. En mulighet er å erstatte Excel-oversikter med spesialiserte CMDB-systemer (Configuration Management Database), men en enklere løsning kan være å ha dynamiske oversikter i Confluence. Det kan være lurt å prøve seg fram og teste om en slik løsning gir god nok brukskvalitet framfor tyngre systemer (med høyere lisenskostnader).
Figuren viser en tabellvisning av infrastruktur, og fordelen med en wiki-løsning er at informasjonen kan kombineres med andre informasjonselementer som veiledninger eller kunnskapsartikler.
Oversikt over kompetanse
Sertifiseringsoversikter i en virksomhet egner seg godt i Confluence fordi behovene og innholdet endrer seg mye over tid, og de kan også dynamisk kobles mot hvem som har gjennomført de enkelte sertifiseringene. En del virksomheter, spesielt i konsulentbransjen, har gjerne egne CV-systemer, og behovene her må koordineres for å unngå mye dobbeltføring for hver enkelt ansatt.
Oversikt over kunder, tjenester og produkter
De aller fleste virksomheter har behov for å holde oversikt over kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Et wikibasert system vil dekke mange behov med tanke på lagring av spesifikk kundeinformasjon, dialog, møtereferater og samarbeid i sanntid, og dette bør vurderes opp mot fordeler og ulemper ved å bruke et dedikert CRM-system.
Oversikt over status
I pågående initiativer som f.eks. tilbudsarbeid, utredninger eller utarbeidelse av avtaler vil samarbeidsfunksjonene i Confluence gi ekstra funksjonalitet framfor å dele Excel-oversikter. Løsningen gir god mulighet til å utarbeide en logisk strukturering av innholdet, gjerne som korte, oppdelte sider bygget opp i en trestruktur som gir tydelig oversikt over status og framdrift. Innholdet vil hele tiden være søkbart, og det gir gode muligheter for gjenbruk senere som medfører spart tid.
Oversikt over OKR
OKR (Objective and Key Results) er et rammeverk som ble utviklet av Andy Grove hos Intel i 70-årene og som rundt årtusenskiftet ble tatt i bruk og popularisert hos Google (og gjennom boka “Measure what matters” av John Doerr). OKR er et smidig rammeverk med oppsett av overordnede mål og konkrete resultater som et redskap for å utvikle virksomheten videre. Samtidig er OKR en enkel tilnærming for å skape samordning og engasjement rundt kvantitative mål. Det kobler strategien med aktivitetene og hjelper virksomheten med å fokusere på kundeverdi. Rammeverket er fortsatt i bruk hos Google, og det blir stadig tatt i bruk av flere virksomheter. Oversikter i Confluence egner seg svært godt til dette, og det kan ytterligere utvides til også å inkludere detaljer om framdrift hentet fra Jira.
Oppsummering
Vi har nå sett flere eksempler på oversikter som det kan være fornuftig å ha i en wiki-løsning framfor andre verktøy. Confluence har en rekke ferdige maler som kan brukes for å komme raskt i gang med å lage disse. Anbefalingen til slutt er å teste ut noen av disse over en periode og se om det tilfører din virksomhet verdi. Lykke til med oversiktene!
Fem typiske oversikter som du kan flytte fra Excel til Confluence was originally published in waysofworking on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.