Systemcoaching: Fem steg for å lykkes med endringsprosesser
Mange har opplevd at endringsinitiativer strander. Det kan mangle felles forståelse for behovet for endring eller for hvordan problemer bør håndteres. Systemcoaching kan hjelpe en organisasjon med å identifisere styrker, svakheter, forbedringsområder, og hva som må til for å nå målene som er satt.
– Det handler om å avdekke og adressere de grunnleggende årsakene til problemene man har, fremfor å bare håndtere symptomene, sier ekspert Ellen Daleng.
Hvorfor systemcoaching?
Enhver organisasjon er et system som består av mennesker, prosesser, teknologi og underliggende tankesett. Systemcoaching er en prosess for å transformere måten et individ, et team eller en organisasjon tenker på og opererer i sitt miljø.
– Det er et unikt verktøy som lar organisasjoner bruke energien sin der de får mest igjen for pengene. Vi identifiserer egenskaper som kan bidra til suksess, eller – hvis de ikke endres – hindre fremgang, sier Ellen Daleng, Agile System Coach i IT-selskapet Computas.
Som Agile System Coach jobber hun mye med endringsprosesser i skjæringspunktet mellom mennesker og teknologi. Hun har over 30 års erfaring som konsulent i store og små virksomheter, og har veiledet organisasjoner som Skatteetaten og DNB i god bruk av digitale samarbeidssystemer.
– En av de viktigste fordelene med systemcoaching er at den inviterer til deltakelse fra alle involverte. Prosessen fremmer det jeg liker å kalle kollektive a-ha-øyeblikk, sier Daleng.
Hun forteller at resultatet av metoden blant annet er samordnet innsats for forbedring, høyere medarbeiderengasjement og -eierskap, mer effektivt lederskap og bedre samarbeid på tvers av organisasjonen.
Et naturlig neste steg
For organisasjoner som omfavner smidig metodikk gjennom hele verdikjeden, bør systemcoaching være et naturlig neste steg. Det handler om å sette mennesker og interaksjoner før prosesser og verktøy. Et ærlig blikk på egen organisasjon setter i gang de riktige samtalene på tvers av hele organisasjonen og fremmer en kultur for kontinuerlig læring og forbedring. Slik kan systemcoaching samlet sett hjelpe organisasjonen til å nå neste prestasjonsnivå.
– Systemcoaching handler ikke om å pålegge folk å følge et smidig rammeverk, fortelle ansatte hva de bør gjøre eller hvordan de bør gjøre det. Det handler om å veilede for å oppnå en felles forståelse av dagens utfordringer og utforske gode veier fremover, forteller Daleng.
Fordi systemcoaching også avdekker eventuelle gamle mønstre og strukturer som står i veien for videre utvikling, blir det mulig for organisasjonen å identifisere og utvikle ferdighetene og kunnskapen som trengs for å bli virkelig smidig.
Fem steg til vellykket systemcoaching
Daleng beskriver en fem-stegs prosess hvor en coach veileder deltakerne i gjennomføringen av workshop-øvelser som er skreddersydd spesielt for dem. Prosessen består av praktiske øvelser, rolle- og perspektivtaking og grupperefleksjon. Dette er Dalengs 5 steg til vellykket systemcoaching:
Identifiser aktuelle problemområder i organisasjonen
Observasjon av organisasjonens nåværende samarbeidspraksis og prosesser, samt innhenting av innspill fra ansatte og interessenter. På denne måten identifiseres eventuelle flaskehalser eller energisluk i dagens arbeidsmåter, så vel som mulige kulturelle eller organisatoriske barrierer som kan hindre organisasjonen i å fullt ut omfavne smidige prinsipper.
Utforsk underliggende systemiske årsaker til utfordringen
I steg to visualiseres relasjoner og interaksjoner i organisasjonen gjennom ulike former for systemkart, for å identifisere eventuelle mønstre eller trender som kan være årsakene til utfordringene vi så i første steg. Her benyttes konstellasjoner som lar folk bevege seg, sortere og organisere seg i et åpent rom basert på utsagn eller spørsmål. – Med denne fasen kan man oppnå samlet innsikt i en gruppe på kort tid, sier Daleng.
Identifiser de riktige handlingsområdene
Etter utforsking velges det ut noen områder som avtegner seg som sannsynlige systemiske årsaker til utfordringene. På den måten legges fokus på å adressere de grunnleggende årsakene til problemet, i stedet for å fikse symptomene. – Når man har en god forståelse for årsaken til problemet, kan man enklere finne effektive løsninger, forteller Daleng.
Eksperimenter for å forbedre de valgte fokusområdene
I denne fasen jobber alle parter sammen om å lage hypoteser, utføre eksperimenter og måle resultater. – Jeg har erfart at mye lar seg løse raskt med forholdsvis enkle midler når alle har deltatt i prosessen og fått samme innsikt i hva som må til, slik at de er motivert for å gjøre sin del av jobben, forteller Daleng.
Refleksjon
I løpet av denne fasen reflekterer organisasjonen over hva som fungerte bra under iverksettingen av eksperimentene og hva som ikke gikk som planlagt slik at de kan forbedre seg i neste runde med justeringer. – Tilbakemeldingene er at dette er en berikende prosess. Jeg har opplevd at den kan resultere i alt fra endring av teaminndeling og ansvarsområder til å lære seg å bruke nye samarbeidsverktøy. Fellesnevneren er at prosessen bidrar til at langsiktig forbedring blir et naturlig felles anliggende og ikke noe man forventer at ledelsen skal ‘fikse’, avslutter Daleng.
Slik kan Computas hjelpe din virksomhet
Computas jobber med en rekke kunder i privat og offentlig sektor og tilbyr rådgivning og konsulenttjenester. Selskapet leverer både metoder og digitale verktøy for helhetlig forbedring og effektivt samarbeid.
