Beredskaps- og krisehåndtering under Covid-19 med Jira Service Management

Koronapandemien har skapt et enormt informasjonsbehov for norske bedrifter. Stadige situasjonsendringer krever gode informasjonskanaler for å håndtere spørsmål, kartlegge status på ansatte, og koordinere arbeid for å sikre god flyt. Egne løsninger og ansatte bidro til å løse denne utfordringen i Computas.

Fra koronautbruddet for alvor rammet Norge i starten av mars, har det vært stadig ny informasjon og retningslinjer å forholde seg til for norske bedrifter. Computas sin beredskapsgruppe opplevde tidlig et behov for å håndtere ansattes spørsmål, og holde oversikt over status og stadige situasjonsendringer om blant annet isolasjon, karantene og utenlandsreiser.

– Samtidig som vi fulgte med på utviklingen i Europa, fikk vi flere ansatte tilbake fra vinterferie i utlandet. De henvendte seg til oss med spørsmål om hvordan de skulle forholde seg til eventuelle restriksjoner. På bakgrunn av dette snudde vi oss tidlig rundt for å kartlegge situasjonen, sier senior HR-konsulent i Computas, Kjersti Tyrholm, som selv er med i beredskapsgruppen.

I første omgang ble det satt opp et enkelt skjema der ansatte kunne melde inn informasjonen beredskapsgruppen trengte. Det ble også opprettet en egen epostadresse som kunne brukes for å stille korona-relaterte spørsmål. På denne måten fikk beredskapsgruppen raskt informasjon og kartlagt situasjonen internt. Problemet var bare at løsningen ikke skalerte med de hyppige endringene som oppstod.

– Vi måtte aktivt følge med på alle rapporteringer og endringer som de ansatte meldte inn. Kartleggingen var mildt sagt arbeidsintensiv. I tillegg var det også en svakhet at personalledere ikke kunne se informasjon om sine ansatte, og det skapte en del merarbeid for beredskapsgruppen som måtte videreformidle relevant informasjon og koordinere hvem som skulle følge opp hva forteller Tyrholm.

Ansatte bidro til å løse utfordringen

Løsningen kom fra internt hold. Atlassian-rådgiverne til Computas tilbød seg å sette opp en Jira Service Management (tidligere: Jira Service Desk) for beredskapsgruppen som skulle sikre god arbeids- og informasjonsflyt mellom den ansatte, personalledere og beredskapsgruppen.

– Vi tok kontakt med beredskapsgruppen og fikk høre om utfordringene. Innsikten brukte vi som bakteppe til å sette opp et verktøy som var enkelt å bruke for alle i organisasjonen, forteller Atlassian-rådgiver i Computas, Eivind Fjeld.

Med dyktige rådgivere og utviklere tok det kun noen timer fra dialogen med beredskapsgruppen til løsningen var på luften og alle ansatte fikk beskjed om å bruke den fremfor de elektroniske skjemaene som først var tatt i bruk.

Slik bruker Computas Jira Service Management under koronapandemien

Tanken til Fjeld og resten av Atlassian-teamet var enkel, sett opp et intuitivt system hvor ansatte kan melde inn følgende:

• At du har blitt pålagt hjemmeisolasjon/karantene av medisinsk personell eller etter føringer fra myndighetene
• At du har vært på utenlandsreise (jobb eller privat) etter 27.02.
• At du har planlagte utenlandsreiser (jobb eller privat) før 15.06.
• At du har fått innkalling av Sivilforsvaret/Heimevernet
• Generelle spørsmål du ikke finner svar på i fellesinformasjonen fra beredskapsgruppen

Løsningen skulle samle all kommunikasjon på ett sted og gi nødvendig oversikt til beredskapsgruppen. I tillegg måtte systemet være lett å endre dersom det skulle oppstå nye scenarioer, samt tilfredsstille GDPR-retningslinjer slik at ansatte kunne være trygge på at kun de som trenger får tilgang til informasjonen deres. Slik ser løsningen ut:

Fra 4 timer til 10 minutter

Systemet har gitt beredskapsgruppen full tilgang til alle saker og er de eneste som kan behandle dem. Til gjengjeld kan de fordele arbeid mellom seg ved å tilordne ansvar på enkeltsaker, samt gi aktuell personalleder innsikt i nødvendig informasjon om sin ansatt.

– Det tok ikke lang tid fra Jira Service Management var på plass til vi i beredskapsgruppen merket enorm forskjell. Det vi tidligere brukte 4-5 timer på hver dag, tar nå rundt 10 minutter, opplyser Kjersti Tyrholm, og legger til:

– Informasjonskontrollen beredskapsgruppen har med dette verktøyet gir oss stor trygghet og gjør oss bedre rustet for perioden der vi gradvis skal tilbake til en normaltilstand for samfunnet.

Løsningen gjør det enkelt å tilpasse brukeropplevelse, oppdatere og legge til informasjon i tråd med reguleringer fra myndighetene og utvide med nye skjema for innmelding av informasjon beredskapsgruppen har behov for fra de ansatte.

Noe for din virksomhet?

Koronasituasjonen har kommet brått på de fleste norske virksomheter. Alle virksomheter er berørt – direkte eller indirekte, og håndtering av ansatte og internt informasjonsflyt har vært en betydelig utfordring for mange. Løsningen Computas har utviklet basert på Atlassian Jira Service Management er enkel, skalerbar og ivaretar personvern, og hjelper personalledere, beredskapsgruppe og/eller HR med å gjøre sitt nødvendige arbeid effektivt uten å skape unødig støy for de ansatte. Ta gjerne kontakt dersom deres virksomhet har behov for råd eller oppsett av en liknende løsning.

Computas er Atlassian Gold Partner og leverer rådgivning og implementering av Atlassian-løsninger, som Jira Service Management, til en rekke kunder i offentlig og privat sektor, til ulike formål. Selv bruker Computas Jira i hele organisasjonen. Det er satt opp servicedesks knyttet til blant annet IT, HR og GDPR – i tillegg til koronaberedskap – som har hjulpet de ansatte og spart dem for mye tid.