Koronapandemien skapte et enormt informasjonsbehov for norske bedrifter. Stadige situasjonsendringer stilte krav til gode informasjonskanaler for å håndtere spørsmål fra ansatte og koordinere arbeid for å sikre god flyt internt. Computas løste utfordringen med Jira Service Management.

Fra koronautbruddet for alvor rammet Norge i starten av mars 2020, var det løpende ny informasjon og retningslinjer å forholde seg til for norske bedrifter. Computas sin beredskapsgruppe opplevde tidlig et behov for å håndtere ansattes spørsmål, og holde oversikt over status og stadige situasjonsendringer om blant annet isolasjon, karantene og utenlandsreiser.

– Samtidig som vi fulgte med på utviklingen i Europa, fikk vi flere ansatte tilbake fra vinterferie i utlandet. De henvendte seg til oss med spørsmål om hvordan de skulle forholde seg til eventuelle restriksjoner. På bakgrunn av dette snudde vi oss tidlig rundt for å kartlegge situasjonen, sier senior HR-konsulent i Computas, Kjersti Tyrholm.

I første omgang ble det satt opp et enkelt skjema der ansatte kunne melde inn informasjonen beredskapsgruppen trengte. Det ble også opprettet en egen epostadresse som kunne brukes for å stille korona-relaterte spørsmål. På denne måten fikk beredskapsgruppen raskt informasjon og kartlagt situasjonen internt. Problemet var bare at løsningen ikke skalerte med de hyppige endringene som oppstod.

– Vi måtte aktivt følge med på alle rapporteringer og endringer som de ansatte meldte inn. Kartleggingen var mildt sagt arbeidsintensiv. I tillegg var det også en svakhet at personalledere ikke kunne se informasjon om sine ansatte, og det skapte en del merarbeid for beredskapsgruppen som måtte videreformidle relevant informasjon og koordinere hvem som skulle følge opp hva, forteller Tyrholm.

Egne ansatte bidro til å løse utfordringen

Løsningen kom fra internt hold. Atlassian-rådgiverne til Computas tilbød seg å sette opp Jira Service Management for beredskapsgruppen som skulle sikre god arbeids- og informasjonsflyt mellom den ansatte, personalledere og beredskapsgruppen.

– Vi tok kontakt med beredskapsgruppen og fikk høre om utfordringene. Innsikten brukte vi som bakteppe til å sette opp et verktøy som var enkelt å bruke for alle i organisasjonen, forteller Atlassian-rådgiver Eivind Fjeld.

Med dyktige rådgivere og utviklere tok det kun noen timer fra dialogen med beredskapsgruppen til løsningen var på luften og alle ansatte fikk beskjed om å bruke den fremfor e-post og de elektroniske skjemaene som først var tatt i bruk.

Slik brukte Computas Jira Service Management under koronapandemien

Tanken til Fjeld og resten av Atlassian-teamet var enkel: Sett opp et intuitivt system hvor ansatte kan melde inn følgende:

• At du har blitt pålagt hjemmeisolasjon/karantene av medisinsk personell eller etter føringer fra myndighetene
• At du har vært på utenlandsreise (jobb eller privat) etter 27.02.
• At du har planlagte utenlandsreiser (jobb eller privat) før 15.06.
• At du har fått innkalling av Sivilforsvaret/Heimevernet
• Generelle spørsmål du ikke finner svar på i fellesinformasjonen fra beredskapsgruppen

Løsningen skulle samle all kommunikasjon på ett sted og gi nødvendig oversikt til beredskapsgruppen. I tillegg måtte systemet være lett å endre dersom det skulle oppstå nye scenarioer, samt tilfredsstille GDPR-retningslinjer slik at ansatte kunne være trygge på at kun de som trenger får tilgang til informasjonen deres. Slik så løsningen ut:

Fra 4 timer til 10 minutter

Systemet ga beredskapsgruppen full tilgang til alle saker, og tilgang til å behandle dem. De kunne også fordele arbeid mellom seg ved å tilordne ansvar på enkeltsaker, samt gi aktuell personalleder innsikt i nødvendig informasjon om sin ansatt.

– Det tok ikke lang tid fra Jira Service Management var på plass til vi i beredskapsgruppen merket enorm forskjell. Det vi tidligere brukte 4-5 timer på hver dag, tok plutselig bare 10 minutter. Løsningen ga dessuten beredskapsgruppen bedre oversikt og informasjonskontroll og ivaretok personvernet, forteller Kjersti Tyrholm.

Jira Service Management gjorde det enkelt å tilpasse brukeropplevelse, oppdatere og legge til informasjon i tråd med reguleringer fra myndighetene og utvide med nye skjema for innmelding av informasjon beredskapsgruppen hadde behov for fra de ansatte.

Vil du vite mer?

Ta kontakt for en uforpliktende prat.

Trykk her for kontaktskjema

Preben Huseby

preben.huseby@computasopus.com