Nye Doffin er utviklet med brukerinvolvering i høysetet

Computas var sammen med Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) en av finalistene til Brukeropplevelsesprisen for nye Doffin, den norske databasen for kunngjøringer fra offentlig sektor. Doffin er en helt avgjørende infrastruktur for norsk næringsliv og offentlig sektor, og omfanget av kunngjøringene i databasen tilsvarer 740 milliarder kroner i året.

Da EU-kommisjonen høsten 2023 innførte nye formater for offentlige kunngjøringer, kalt eForms, måtte DFØ endre måten de håndterte kunngjøringsskjemaer for anskaffelser i offentlig sektor. Samtidig som Doffin måtte legge til rette for nye kunngjøringsskjemaer, ønsket DFØ å forbedre brukeropplevelsen ved å gi databasen et mer brukervennlig design og et bedre brukergrensesnitt. 

– I nye Doffin har vi hatt stort fokus på brukervennlighet og søk, målet har vært å gjøre det lettere å ha oversikt over markedsmuligheter i offentlig sektor, sier Charlotte Kolle, fagleder for digital konkurransegjennomføring og produkteier for Doffin i DFØ, og legger til: 

– Vi er veldig fornøyde med resultatet – både at vi klarte å nå tidsfristen, samt at brukeropplevelsen og søket ble så bra på så kort tid.

Computas har samarbeidet tett med DFØ underveis, noe John Schneider-Sætrang, senior UX/UI-designer i Computas, ser på som en viktig suksessfaktor: 

– Det var en stor teknisk utfordring, med en total ombygging av hele databasens arkitektur. Fordi oppgaven var så omfattende, har det vært helt avgjørende med et godt samarbeid, slik at vi kunne realisere den brukeropplevelsen vi ønsket, sier Schneider-Sætrang. 

Brukerinvolvering høyt prioritert 

Nye Doffin gjør det enklere for leverandører å finne relevante anskaffelseskonkurranser og delta i dem. Databasen kobler leverandører og oppdragsgivere effektivt sammen, med mål om å stimulere næringsutvikling, samt å sikre effektiv ressursbruk og transparens. 

eForms ble innført fordi skjemaene utnytter potensialet som ligger i å inkludere mer data i kunngjøringer. Det nye formatet gjør det mulig å måle endringseffekten og omstillingskraften i bruken av offentlige ressurser på en langt bedre måte enn tidligere. Samtidig brakte eForms med seg store endringer for brukerne av Doffin, som måtte forholde seg til en helt ny oppbygging av skjemaer, samt store endringer i det funksjonelle grensesnittet og et nytt visuelt uttrykk. 

For teamet som jobbet med nye Doffin ble det raskt klart at design- og utviklingsarbeidet måtte ha høyt fokus på brukerinvolvering. Brukerne ble involvert gjennom intervjuer og testing av ulike prototyper. I tillegg identifiserte teamet hovedmålgrupper, som ble brukt for å sikre at de viktigste brukernes behov ble tatt med i betraktning når løsningen skulle utvikles. De to hovedmålgruppene som ble brukt underveis var offentlige oppdragsgivere som ønsker å gjennomføre anskaffelser, og leverandører som ønsker å finne oppdrag i offentlig sektor. 

– Selv om prosjektet bød på store utfordringer, var det at vi måtte begynne mer eller mindre fra «scratch», også gunstig. Det ga oss muligheten til å involvere og lytte til brukernes behov i utviklingen av nye Doffin, noe som gjorde at vi kunne skreddersy løsningen etter brukernes behov, sier Schneider-Sætrang. 

Nye Doffin er tuftet på brukernes behov

Etter at behovene til målgruppene var kartlagt, ble behovene deres omsatt til løsningsforslag, som igjen har blitt validert gjennom flere runder med testing. Et av kravene brukerne etterspurte, var en god oversikt over alle de ulike kunngjøringstypene som finnes, samt å gi en forståelse av hva som skiller dem. I tillegg ønsket brukerne en tydeligere synliggjøring av de forskjellige fasene en anskaffelse går gjennom, og en forståelse av hvilke kunngjøringsstyper som hører hjemme i hver fase. 

– I løsningen er det nå en tydeligere markering av typer og faser på alle de enkelte kunngjøringene, og det er utviklet en egen veiledningsside som gir svært god støtte til brukerne, sier Kolle og legger til: 

– Et mer effektivt brukergrensesnitt og bedre tilrettelagte brukeroppgaver vil understøtte målsettingene med nye Doffin: Mer rettferdig konkurranse i form av åpenhet og tillit, samt tilrettelegging for innovasjon, bærekraft og næringsutvikling. 

Intervjuer og tilbakemeldinger fra hovedmålgruppene har dannet grunnlaget for utviklingen av nye Doffin. Ved hjelp av brukerinnsikt og erfaringer fra den gamle løsningen, visste prosjektteamet hvilke konkrete utfordringer som måtte løses og prioriteres, noe som skapte en trygghet underveis i prosessen: 

– Brukertesting ble gjort iterativt i alle utviklingssprintene, slik at innsikt kontinuerlig ble brukt for å foredle brukeropplevelsen helt frem til lansering. Dette har skapt en trygghet og visshet om at vi har oppnådd høy brukeradopsjon med den nye løsningen, sier Schneider-Sætrang. 

Nominert til Brukeropplevelsesprisen

Tilbakemeldingene fra brukerne er klare på at nye Doffin er i en helt annen klasse når det gjelder brukeropplevelse. For arbeidet med nye Doffin var Computas og DFØ en av to finalister til Brukeropplevelsesprisen. Prisen hedrer utviklere, designere og virksomheter som har utviklet digitale løsninger som oppfyller prinsippene for universell utforming, god design og gode brukeropplevelser. Brukeropplevelsesprisen deles som et tiltak i regjeringens handlingsplan for universell utforming 2021-2025: “Bærekraft og like muligheter – et universelt utformet Norge”. 

Computas har jobbet tett sammen med DFØ i flere år på mange ulike prosjekter, noe som var til stor nytte i utviklingen av nye Doffin:  

– Det tette samarbeidet underveis, samt det at vi kjenner hverandre godt fra tidligere har gjort det langt enklere å lykkes med prosjektet, sier Kolle og legger til at arbeidet med å forbedre brukeropplevelser stadig pågår: 

– Vi jobber fortsatt med å gjøre Doffin til et mer effektivt verktøy, ved å lytte til brukertilbakemeldinger, gjennomføre brukertester og følge med på den faktiske bruken av nye Doffin, slik at vi kan lære av bruksmønsteret til brukerne.

Schneider-Sætrang istemmer dette, og forteller at Computas sammen med DFØ vil jobbe videre for å optimalisere databasen:  

– Vi har samlet mange erfaringer underveis i utviklingen av nye Doffin, både gjennom bruk og innspill fra brukere. Dette har vært utgangspunktet for mange forbedringer allerede, og vil fortsette å være et utgangspunktet for stadige forbedringer fremover. På den måten vil vi kontinuerlig jobbe med å sørge for at brukervennligheten er på topp, avslutter han.